MATERIA:

Tiempo     de     conservación    de    documentación

laboral.

RESUMEN:

La documentación laboral correspondiente a ex- trabajadores deberá conservarse por el empleador a lo menos cinco años desde la extinción del vínculo laboral. No existe obligación legal de informar a esta Dirección del Trabajo la eliminación de documentación de dependientes finiquitados.

Mediante presentación del antecedente, se consulta sobre el plazo de conservación de la documentación laboral de una relación de trabajo extinguida, como asimismo, si debe informarse a este Servicio la eliminación de esta documentación.

Al respecto, cúmpleme informar lo siguiente:

Mediante Dictamen NO 3268/46 de 22.08.2014, este Servicio reiteró la doctrina institucional sobre la materia, consignando que, “el lapso durante el cual el empleador debe conservar la documentación aludida, esto es, documentos que derivan de la relación laboral, es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podrá ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones…“.

Sobre la misma materia, los Dictámenes N° 2682, de 23.06.83, y NO 3648, de 21.09.81, en su oportunidad dejaron establecido que, “los derechos legales o convencionales que se ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos”. Reafirma este punto de vista el Dictamen N° 3780/150, de 04.07.96, al concluir que, “las atribuciones fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de Justicia“.

Por tanto, mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, sin perjuicio de que siempre la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente accederse en instancia fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.

Cabe advertir, que en el ámbito de las materias sujetas a la fiscalización de este Servicio, el plazo de prescripción más amplio corresponde a aquel contemplado para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, esto es, cinco años contados desde el término de la respectiva relación laboral. Efectivamente, el artículo 31 BIS de la Ley N° 17.322, prescribe:

“La prescripción que extingue las acciones para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, multas, reajustes e intereses, será de cinco años y se contará desde el término de los respectivos servicios”.

En consecuencia, sobre la base de las normas invocadas precedentemente, cúmpleme manifestar que la documentación laboral correspondiente a ex – dependientes, deberá conservarse por a lo menos cinco años contados desde la extinción del vínculo laboral.

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